Zorganizuj sobie bieg – tekst z Magazynu Bieganie

W ciągu ostatnich kilku tygodni otrzymaliśmy kilkanaście (!) próśb o pomoc w zorganizowaniu biegu. Skoro więc jest społeczne zapotrzebowanie na to, by zostać organizatorem, to postanowiliśmy wyjść naprzeciw potrzebie.

Na początek jednak ostrzeżenie – to, co znajduje się poniżej, w żaden sposób nie ma ambicji bycia kompletnym podręcznikiem organizacji biegu! To tylko zestawienie najważniejszych zagadnień, z jakimi zapewne przyjedzie wam się zmierzyć w czasie próby zrobienia czegoś z niczego (do tego zwykle sprowadza się organizacja pierwszego w życiu własnego biegu). Z oczywistych przyczyn nie umieściliśmy nigdzie uwagi o tym, że trzeba nade wszystko kierować się zdrowym rozsądkiem, wyczuciem i poczuciem odpowiedzialności. A przede wszystkim – pytać, sprawdzać i… wierzyć. Bo organizacja biegu może być wielką frajdą! 

Marek Tronina na mecie Maratonu Warszawskiego 2011 (foto: bieganie.pl)

1.Cel.
Po co chcesz zorganizować bieg? Widzisz niszę w swoim mieście? Chcesz uczcić jakąś rocznicę czy wydarzenie? Liczysz na zarobek? Znajomy prezes spytał czy nie zrobiłbyś biegu dla jego firmy? Nie masz co robić z czasem? Każdy cel jest dobry – bylebyś pamiętał o nim w czasie całego procesu organizacji. I żebyś na samym początku wyraźnie określił to, jak ocenisz na końcu czy go zrealizowałeś.

2.Priorytety .
Co jest w biegu ważne, a co – drugorzędne? Pamiętaj – bieg jest dla biegaczy i oni są najważniejszymi recenzentami jego jakości. Dlatego skup się najpierw na zapewnieniu im podstawowego standardu organizacyjnego, a dopiero potem – na fajerwerkach.

3.Standardy organizacyjne.
Oczywiście nie ma jednego, ale istnienie pewne minimum przyzwoitości: sprawna komunikacja, biuro zawodów, obsługa przed startem, trasa i wsparcie na niej, obsługa zawodnika po zakończeniu biegu.

4.Komunikacja.
Warto podzielić ją na komunikację przed imprezą i po jej zakończeniu (nazwijmy ją „wirtualną”) oraz komunikację na miejscu zawodów.

5.Komunikacja wirtualna przed imprezą.
Najważniejsze – skąd zawodnik dowie się o biegu i jak go namówisz do startu. Powstały o tym liczne podręczniki o marketingu, których tu nie streścimy. Pamiętaj jednak o dwóch sprawach: 1. Nigdy nie obiecuj zawodnikom czegoś, czego nie jesteś pewien. 2. Staraj się za wszelką cenę unikać zmian w informacjach już opublikowanych – zawsze znajdzie się ktoś, kto będzie znał tylko pierwotną wersję (np. terminu biegu).

6.Komunikacja wirtualna po imprezie.
Ma raczej charakter podtrzymujący, ale jest ważna. Podziękowania, gratulacje, link do zdjęć i wyników, zaproszenie na kolejną edycję. Zwykle najbardziej zaniedbywany element – po imprezie organizator nie wie jak się nazywa, więc „odpuszcza”. Dlatego warto jeszcze przed imprezą mieć scenariusz działań, które musimy wykonać po jej zakończeniu.

7.Komunikacja w czasie imprezy.
Tablice kierunkowe, przeszkolony i kompetentny zespół informacyjny, czytelne oznaczenie terenu (najlepiej duża mapa). Nic tak nie frustruje biegacza, jak konieczność bezskutecznego dopytywania się o to „gdzie tu jest biuro zawodów”.  

8.Biuro zawodów.
Inaczej: wydawanie numerów startowych. De facto – pierwszy bezpośredni kontakt zawodnika z imprezą. Im więcej czasu poświęcisz na przygotowanie biura przed biegiem, tym łatwiejsza praca na miejscu. Wygodniej jeśli zawodnicy mają nadawane numery wcześniej (zazwyczaj na podstawie wpłat) i numery wydajemy na podstawie listy startowej. Wada: część numerów się zmarnuje, bo nie wszyscy – nawet ci, co zapłacili – przyjadą. Zaleta – szybsza obsługa na miejscu. Najczęstszy błąd w biurze zawodów: konieczność przechodzenia zawodnika od stoiska do stoiska (osobno numer, osobno chip, osobno koszulka, itd.). Sprawniejsza obsługa to taka, w której zawodnik wszystko załatwia przy jednym stoisku. Godziny pracy biura? Nie ma standardu. Im większy bieg tym dłuższe. Ale bez przesady – skąd znajdziesz wolontariuszy, żeby nimi obsadzić biuro w godzinach przedpołudniowych?

9.Obsługa przed startem.
Przenośne toalety (im dłuższy dystans tym więcej w przeliczeniu na osobę), przebieralnie (osobno dla pań i dla panów), depozyty (podziel je koniecznie na strefy według numerów startowych), wyraźnie wyznaczona strefa startu (ideałem jest brama, choć i bez niej można sobie poradzić).

10.Zabezpieczenie trasy.
Po pierwsze – kierunki. Zawodnik nie może mieć wątpliwości, czy prosto czy w lewo (minimum to zabezpieczenie taśmą lub barierkami; optymalnie – powyższe plus człowiek). Po drugie – zabezpieczenie przed kolizjami z przechodniami i – w szczególności – pojazdami. Newralgiczne punkty to wszelkiego rodzaju krzyżówki, przejścia dla pieszych, drogi dojazdowe. W przypadku biegów ulicznych – newralgiczna jest cała trasa. Po trzecie – oznaczenia kilometrów. W zasadzie to standard. W dobie satelity wystarczy internet, odpowiednia precyzja i umiejętność przeniesienia tego, co się wytyczyło w internecie na teren. Oznaczenia pionowe (tabliczki, flagi) są zawsze bardziej widoczne niż poziome (napisy na nawierzchni).

11.Obsługa po biegu.
Wyznacz odpowiednio dużą strefę mety (inaczej grozi zator i kolejka do mety). Upewnij się, że zawodnik nie ma wątpliwości, że meta to meta. Najlepiej poinformuje go o tym stosowny napis. Grupę do obsługi podziel wedle zadań: pierwsi wręczają medale, kolejni – folie ochronne, następni – napoje. Wyznacz miejsce dla pomocy medycznej tak, by miała łatwy dostęp do zawodników. Jeśli na biegu będą dziennikarze (a zawsze jacyś są) to ułatw im pracę na mecie (na pewno będą chcieli robić zdjęcia wbiegającemu na metę zwycięzcy). Ale pamiętaj, że nawet dziennikarze są biegu gośćmi i że muszą się podporządkować zasadom przez ciebie ustalonym.

12.Dystans.
Zależy od ciebie i od celu, który wyznaczyłeś na początku. Ale nie rzucaj się od razu na maraton – dobry bieg na 10 kilometrów też da ci wiele frajdy. A zmęczysz się przy organizacji i tak, i tak.

13.Trasa.
Wedle uznania i potrzeb. Pamiętaj o dwóch rzeczach: 1. Zanim poinformujesz uczestników o  jej przebiegu musisz być pewien, że masz wszystkie niezbędne zgody i zezwolenia (nawet trasa w lesie wymaga zgody). 2. Trasa uliczna oznacza zwykle wyższe koszty. Pamiętaj też, że jest coś takiego jak profil trasy – czyli wykres poprzeczny. Dobrze, żeby zawodnicy wiedzieli, że na kilometr przed metą czeka na nich 500-metrowy podbieg.

14.Termin.
Sprawdź czy w danym dniu nie odbywa się w Twojej miejscowości inny bieg. Porozmawiaj z biegaczami – czyli bieg w konkretnym terminie i na konkretnym dystansie ich zdaniem ma sens.

15.Formuła.
Biegów odbywają się obecnie setki. Dlatego może warto zastanowić się nad biegiem w nietypowej formule? Drużynowy, parami, orientacja w terenie, po labiryncie biurowych korytarzy – czasami nietypowa formuła przyciąga wielu znudzonych ulicznym bieganiem zawodników.

16.Zaplecze.
Idealnie jest znaleźć miejsce, które zapewnia dach nad głową i miejsce na biuro zawodów, depozyty, przebieralnie i toalety. Budynek zawsze jest lepszy niż namiot. No i budynek zwykle ma też gniazdo elektryczne (bez niego trzeba mieć agregat prądotwórczy).

17.Goście.
Warto zaprosić tych, którzy nam pomogli materialnie, ale i tych, którzy są „ważni”. Nawet jeśli się nie pojawią, to przynajmniej dowiedzą się z zaproszenia, że coś się w okolicy dzieje.

18.Finansowanie.
Załóż, że cały bieg trzeba zrobić bez wydawania pieniędzy, a potem zobacz, które elementy są niezbędne i kto mógłby je zapewnić nieodpłatnie (np. jako sponsor ). A potem przygotuj ofertę współpracy z taką firmą. Jeśli mimo wszystko zostanie ci lista elementów, które trzeba „kupić” (a pewnie zostanie) to pomyśl, skąd wziąć na nie środki.

19.Sponsorzy.
Na początek nie nastawiaj się na sponsorów finansowych. Raczej licz na wkład barterowy. Ale nawet taki sponsor chce wiedzieć co ma dać i co z tego dostanie. Nie obiecuj gruszek na wierzbie, a tylko to, co na pewno możesz mu dać. A po biegu – zrób raport z imprezy wraz z dokumentacją pokazującą obecność sponsora.

20.Ludzie.
Zacznij od tych, których masz i do nich dopasuj funkcje w strukturze organizacyjnej. A potem pomyśl, jakie pozycje pozostały nieobsadzone i postaraj się poszukać kandydatów.

21.Wolontariusze.
Zacznij od podziału imprezy na elementy, pomyśl ile osób potrzeba do zrealizowania każdego z nich, a potem zacznij nabór. Pamiętaj, że wolontariat kosztuje. Koszulka, dyplom, wyżywienie – musisz to uwzględnić w budżecie.

22.Transport.
Im mniej tym lepiej. Problemy podczas imprezy najczęściej powstają z tego, że coś musi znaleźć się w innym miejscu niż jest teraz. Dlatego przemyśl dokładnie jak ograniczyć do minimum potrzeby transportowe.

23.Zabezpieczenie medyczne.
Lekarz to minimum, karetka reanimacyjna – bardzo wskazana.

24.Pomiar czasu.
Mały bieg nie wymaga pomiaru elektronicznego, który jest droższy niż sędziowie. Ale ktoś czas musi zmierzyć. Sędziowie z okręgowego związku lekkiej atletyki na pewno sobie z tym poradzą.

25.Wyniki.
Opublikuj je jak najszybciej na stronie www i daj zawodnikom 24 godziny na ewentualne protesty.

26.Regulamin.
W czasie imprezy powinien znajdować się w widocznym miejscu.

27.Nieprzewidziane okoliczności.
Przez swą naturę trudne do przewidzenia. Ale warto zrobić listę nieszczęść i zastanowić się nad scenariuszami zachowania gdyby do nich doszło.

28.Sukces
(albo porażka). Pamiętasz o celu, jaki chciałeś zrealizować? Jak chciałeś go zmierzyć? I co – udało się?

Marek Tronina – Dyrektor największych imprez w Kraju: Maratonu i Półmaratonu Warszawskiego

Nie zapomnij, że bieg zawsze odbywa się w jakimś otoczeniu. Dlatego zastanów się czy nie warto uwzględnić w procesie komunikacji także odbiorców pośrednich: na przykład mieszkańców sąsiednich ulic.

Harmonogram. Przygotuj sobie plan działania (realistyczny!) i na bieżąco kontroluj realizację kolejnych punktów. Jeśli widzisz, że realizacja któregoś z punktów przeciąga się w czasie – zastanów się czy nie powinieneś z niego zrezygnować. Czasami mniej – znaczy lepiej.

Podsumowanie:
Ogólne: 1, 2, 3, 12, 14, 15
Komunikacja:  4. 5. 6, 7, 25
Bieg: 8, 9, 10, 11, 13, 16, 22, 23, 24. 26, 27
Strategiczno-kadrowe: 17, 18, 19, 20, 21
Podsumowanie: 28