business man working office
4 listopada 2023 Łukasz Telejko Lifestyle

Ile kosztuje organizacja biegu? Poznaj prawdziwe koszty zawodów biegowych!


Można dostrzec spadek liczby zawodników startujących w naszych zawodach. Oczekiwania samych biegaczy w ciągu ostatnich lat istotnie się zmieniły. Organizatorzy też przestali już prześcigać się w bogatych ofertach pakietów startowych, a sami zawodnicy wolą mniejszy pakiet, byleby jego cena nie wzrosła. Koszty organizacji znacząco poszybowały w górę i ciężko wszystko ogarnąć – usłyszałem od jednego z organizatorów, który tworzy biegi w jednej z miejscowości na terenie województwa Kujawsko-Pomorskiego.

Medale, statuetki, pomiar czasu, napoje – to tylko wierzchołek „finansowej góry lodowej”, z którą muszą zmierzyć się organizatorzy imprez biegowych. Po pandemii, gdy na nowo zaczęły odbywać się imprezy biegowe, biegacze chętnie szturmowali strony z zapisami, żeby znaleźć się na listach startowych. Jednak ten trend się nie utrzymał. Czy można znaleźć jeden powód, dlaczego coraz rzadziej bierzemy udział w zawodach biegowych? Oczywiście, że nie. Jest to wypadkowa wielu czynników. Jednak na pewno jednym z nich jest inflacja, która odbiła się również na cenach pakietów startowych.

StockSnap 02A196D1B8
(fot. Dave Meier)

Dlaczego płacimy coraz więcej za udział w zawodach?

Rosnące koszty życia wpływają na to, że bardziej przyglądamy się naszym wydatkom, a udział w zawodach nie jest przecież darmowy. Z jednej strony mamy rosnące koszty pakietów startowych, do których dochodzi również m.in. koszt dotarcia na wydarzenie. Z drugiej zaś strony mamy rosnące ceny wszystkich usług i produktów, które musi ponieść organizator zawodów. W ciągu roku kilkukrotnie rozmawiałem z różnymi twórcami mniejszych imprez biegowych na temat rosnących kosztów organizacji. 

Koszt organizacji wzrósł blisko 50%, natomiast prognoza na ten rok to 70%. Staramy się, aby zawodnik nie musiał dokładać tych 50% czy nawet 70%. Szukamy nowych partnerów, na których chcemy trochę przerzucić rosnące koszty. W obecnych czasach ewentualni sponsorzy bardziej analizują, jakie mogą mieć korzyści z ewentualnego wsparcia danej inicjatywy – usłyszałem na początku 2023 roku od organizatora Leśnego Biegu Kolejarskiego w Bydgoszczy, którego 23. edycja odbędzie się w listopadzie tego roku. W podobnym tonie wypowiedzieli się również organizatorzy cyklu biegowego Łubianka Grand Prix Cross: – Koszty wzrosły znacząco, byśmy mogli to wszystko jakoś spiąć. I tak my, jako instytucja publiczna, nie czerpiemy z tego zysku. Gdyby to były biegi komercyjne, byłoby jeszcze drożej. Zapisy przez internet, zwykły bieg z cyklu, bez medalu, tylko posiłek na mecie, elektroniczny pomiar czasu, zabezpieczenie medyczne – przed pandemią to koszt 10 zł, w zeszłym roku (2022) było to 15 zł, teraz 25 zł. Biegi pucharowe i medalowe: wcześniej 30–40 zł, teraz 50–60 zł.

NB BIEG NA 5 PREZENTACJA MEDALU PL 1200x628px

Choć koszty organizacji imprezy biegowej są różne w zależności od lokalizacji, liczby uczestników, rodzaju biegu i jego dystansu, to przyjrzyjmy się bliżej kosztom takiego wydarzenia. Chcąc poznać przybliżone koszty organizacji mniejszych zawodów biegowych (około 500 uczestników), zwróciłem się jako potencjalny twórca wyścigu na dystansie 10 kilometrów do poszczególnych firm z prośbą o wycenę swoich usług.

Zacznijmy od  firm zajmujących się pomiarem czasu i panelem zapisu dla zawodników.

Bieg na dystansie 10 km, zamknięta pętla, start i meta w tym samym miejscu, liczba uczestników 500, pomiar za pomocą mat na ziemi
Średnia cena z kilku ofertŚrednia cena z dodatkowym miejscem pomiaru międzyczasu w dowolnym punkcie trasy bieguŚrednia cena sms z wynikiem do każdego zawodnika (w niektórych przypadkach ta opcja jest w cenie podstawowej pomiaru czasu)Średnia cena wydruku numeru startowego dla zawodników  
3400 zł netto4450 zł netto0,65 zł netto/szt.2,5 zł netto/szt.

Kolejną kwestią są pamiątkowe medale dla wszystkich uczestników i statuetki dla najlepszych biegaczy Open oraz najszybszych w poszczególnych kategoriach wiekowych.

Medal o średnicy około 6 cm (wycena dla 500 szt.)
Rodzaj użytego materiałuMedal metalowy z nadrukiem UV dwustronny + taśma z nadrukiemMedal pleksi z nadrukiem UV dwustronny + taśma z nadrukiemMedal drewniany z nadrukiem UV dwustronny + taśma z nadrukiemMedal  odlewany + taśma z nadrukiem
Średnia cena z kilku ofert13,70 zł netto/szt.5,9 zł netto/szt.5,5 zł netto/szt.16,5 zł netto/szt.
Statuetka o wysokości od 15 do 20 cm i szerokości ok 10 cm (wycena dla 36 szt.)
Rodzaj użytego materiałuStatuetka metalowa z nadrukiem UVStatuetka pleksi z nadrukiem UVStatuetka drewniana z nadrukiem UVProsty pucharek wykonany z plastiku i metalu z tabliczką z nadrukiem UV
Średnia cena z kilku ofert79 zł netto/szt.27 zł netto/ szt.28,9 zł netto/szt.20,5 zł netto/ szt.

Koszty pakietu startowego

O tym, jak wygląda zawartość pakietu startowego, decyduje przede wszystkim ilość uzyskanych partnerów oraz sponsorów danego wydarzenia. Coraz częściej zdarza się tak, że organizator zapewnia jedynie pamiątkowy medal oraz numer startowy, co umożliwiania, nie podnoszenie znacznie opłat wpisowych. Coraz popularniejsza staje się równocześnie możliwość zakupienia gadżetów biegowych danej imprezy przez zawodników za dodatkową opłatą. Może to być dobrym sposobem na niegromadzenie niepotrzebnych fantów przez biegaczy i ograniczenie masowej produkcji gadżetów, co ma pozytywny wpływ m.in. na środowisko. Takiego założenia kolejny sezon trzymają się organizatorzy jednego z najbardziej rozpoznawalnych cykli biegowych, czyli City Trail: – W poprzednim sezonie wprowadziliśmy zasadę, zgodnie z którą zrezygnowaliśmy z bezpłatnych gadżetów dodawanych do karnetów. Tym samym to Wy decydujecie, czy taką pamiątkę chcecie posiadać, a jeśli tak, możecie zakupić ją spośród kilku przygotowanych przez nas gadżetów. Efekt? My nie produkujemy gadżetów masowo, a Wy nie gromadzicie rzeczy, których nie potrzebujecie. Wybierając karnet pięciu biegów, możecie dokupić zimową czapkę do biegania, skarpetki lub zestawy książek w promocyjnej cenie – taką informację można było znaleźć na oficjalnej stronie wydarzenia.

W naszych ostatnich dwóch edycjach mieliśmy bardzo bogate pakiety startowe, zawodnicy byli w delikatnym szoku, otrzymując pełna torbę słodkości i owoców zamiast kilkunastu ulotek, smyczki czy też innego niepotrzebnego gadżetu – do takich wniosków doszli organizatorzy wcześniej już wspomnianego Leśnego Biegu Kolejarskiego. Również twórcy cyklu z Łubianki dostrzegają pewną zależność: – Oczekiwania się zmieniły. Zawodnicy wolą mniejszy pakiet startowy, ale ważne jest, by cena nie wzrosła.

photo 1452626038306 9aae5e071dd3

Jeżeli jednak organizator zdecyduje się na wzbogacenie pakietu startowego, to musi liczyć się z dodatkowymi kosztami.

Przykładowe gadżety sportowe, które można znaleźć w pakietach sterowych
ProduktŚrednia cena z otrzymanych ofert
Koszulka techniczna 140 g z kolorowym nadrukiem A420,50 zł netto/szt.
Chusta wielofunkcyjna bandana z całościowym nadrukiem9,1 zł netto/szt.
Kubek ceramiczny z wielokolorowym nadrukiem13,2 zł netto/szt.
Smycz reklamowa z dwustronnym nadrukiem 20 mm2,6 zł netto/szt.

Organizując imprezę sportową, należy zadbać również o wolontariuszy oraz pomocników, którzy nas wspierają przy tworzeniu wydarzenia, którzy pomogą m.in. oznaczyć i zabezpieczyć trasę, stworzyć biuro zwodów i sprawnie przeprowadzić wydawanie pakietów startowych, kierować ruch na parkingu, wydawać wodę oraz ewentualny posiłek na mecie, obsłużyć dekorację zwycięzców. Aby łatwiej było zobaczyć i namierzyć wolontariusza zarówno przez zawodników, jaki i samych organizatorów warto ich ubrać w widoczne koszulki lub kamizelki odblaskowe z napisem np. wolontariusz/obsługa biegu.

Odzież dla wolontariuszy przy zakupie około 25 sztuk
ProduktŚrednia cena z otrzymanych ofert
Koszulki bawełniane w jaskrawym kolorze z prostym nadrukiem (przód + tył)36,5 zł netto/ szt
Kamizelka odblaskowa z nadrukiem8 zł netto/ szt

Pozostałe koszty zawodów biegowych

Kolejnym bardzo ważnym krokiem, który musi podjąć zespół organizacyjny, to zapewnienie opieki medycznej, czyli wynajęcie karetki oraz opłacenie ratowników medycznych. W przypadku skorzystania z opcji: karetka z wymaganym wyposażeniem + ratownik medyczny–kierowca, ratownik medyczny/pielęgniarka, to średni koszt wynosi około 320 zł za każdą rozpoczętą godzinę pracy.

Wyżej wymienione koszty to jednak nie wszystko, z czym musi zmierzyć się organizator imprezy. Poniżej znajdziecie jeszcze kilka istotnych kwestii, które należy uwzględnić w kosztorysie wydarzenia biegowego.  

Inne podstawowe koszty organizacji zawodów biegowych
Zabezpieczenie trasy (pachołki oraz zakup taśm do znakowania trasy) – bez zamykania ulic, uniwersalne produktyOkoło 500 zł
Wynajęcie toalet, zapewnienie zaplecza sanitarnegoOkoło 180 zł/ szt.
Napoje i posiłek regeneracyjny (woda w butelkach 2 x 0,5 l + kiełbasa z grilla z chlebem)Około 3200 zł
Wynajem agregatu prądotwórczegoOkoło 200 zł
Wynajem nagłośnienia (głośniki + mikrofon)Około 500 zł
Materiały reklamowe
Ulotki imprezyOkoło 350 zł
Baner reklamowy – ścianka biegu 8m2 Około 150 zł
Roll up reklamowy Usługi graficzneOkoło 500 zł
Wynajem bramy startowej oraz podiumOkoło 300 zł
Artykuły biurowe (kartki, długopisy, agrafki, spinacze itp.)Około 200 zł

Dużo zależy również od miejsca organizacji imprezy oraz tego, jakie organizator ma kontakty z odpowiednimi instytucjami i urzędami, oraz od tego, jak bardzo miastu, gminie lub miejscowości zależy na stworzeniu takiego wydarzenia. W wielu przypadkach należy doliczyć koszty związane z wynajęciem miejsca, gdzie będzie odbywać się wydarzenie (np. placu lub boiska). Jeśli bieg ma się odbyć w lesie, parku lub poza miastem, zazwyczaj wystarczy zgoda odpowiednich organów. Jednak w miastach koszty związane z organizacją biegów są zazwyczaj dużo większe – zamknięcie (wynajęcie) poszczególnych ulic oraz zdobycie odpowiednich pozwoleń wiąże się z dodatkowymi dużymi kosztami.

nbnationals

Jakie koszty musi ponieść organizator zawodów biegowych?

Organizator biegów musi zdawać sobie sprawę z kosztów, jakie są związane z takim przedsięwzięciem i ważne, żeby biegacze również byli tego świadomi. Aby stworzyć imprezę biegową bezpieczną, atrakcyjną i na wysokim poziomie, czyli taką, którą biegacze będą dobrze wspominali i chętnie na nią wrócą, organizator musi ponieść dosyć wysokie koszty.

Biorąc pod uwagę powyższe wyceny, które zapewne nie stanowią 100% kosztów organizacyjnych, to na organizację imprezy biegowej na dystansie 10 kilometrów dla około 500 uczestników należy przygotować budżet (według powyższych średnich wycen):

 Najtańsza opcja (według otrzymanych wycen)Najdroższa opcja (według otrzymanych wycen)
Zawartość pakietuPomiar czasu na mecie, medal drewniany z nadrukiem, proste pucharki dla zwycięzców, w pakiecie numer startowy bez dodatkowych gadżetów, 2 toalety dla zawodników, zabezpieczenie medyczna na 6 godzinPomiar czasu z dodatkowym punktem pomiaru międzyczasów + sms z wynikiem, odlewany medal, metalowe statuetki, koszulka techniczna, 4 toalety dla zawodników, zabezpieczenie medyczna na 6 godzin
Cena netto16918 zł netto37221,5 zł netto

Warto podkreślić, że powyższe wyceny są uśrednione i bliższy koszt zależy od tego, na jakie poszczególne opcje zdecyduje się organizator. Dodatkowo nie są uwzględnione ewentualne szersze działania marketingowe, ewentualne stworzenie strony internetowej biegu oraz nagrody dla najlepszych uczestników. Warto też zauważyć, że nigdzie nie jest wyceniona praca organizatora imprezy, który poświęca na to czasami nawet do kilku godzin dziennie. Powyższe ceny są również cenami netto, do których należy doliczyć podatek!

Biorąc pod uwagę powyższe ceny, gdyby całość kosztów przenieść na uczestników zawodów biegowych, to koszty pakietów średnio wahałyby się od 40 do ponad 90 złotych (bez uwzględnienia wyżej wymienionych pozycji).

photo 1556746834 cbb4a38ee593

Dobre czasy dla imprez biegowych minęły?

Przeglądając profile różnych zawodów biegowych, natknąłem się na komentarz jednego z organizatorów wydarzenia, które musiało zostać odwołane ze względu na małe zainteresowanie biegiem: (…) idą słabe czasy na małe imprezy biegowe. Koszty organizacji bardzo urosły. Pomiar, nr startowe, zabezpieczenie medyczne, medale, trofea sportowe, posiłek, bufet, nagłośnienie – 15 tys. może być mało. Ilu musi być biegaczy by przy opłacie na poziomie 50–70zł pokryć wydatki. Do tego pozostają jeszcze nagrody, obsługa itp. Wysokość opłaty startowej, też ma swoją granicę – nie można na małych imprezach biegowych robić opłaty na poziomie np. dużego maratonu. Reasumując, przy co najmniej 200 uczestnikach na starcie i jeszcze przy wsparciu sponsorów i samorządu, możemy zacząć myśleć o realizacji takiego wydarzenia. Wybaczcie tegoroczną decyzję, ale czasami tak trzeba. Wrócimy z tym biegiem w przyszłym roku – były czasy, że biegło nas ok. 500. Oby takie czasy wróciły.

Na początku tego roku tworzyłem tekst: Biegowe trendy 2023. Technologia, ekologia i wearable. Był w nim poruszony m.in. temat dotyczący imprez biegowych, który zdaje się mieć odzwierciedlenie  w rzeczywistości: Trend spadkowy dla imprez biegowych w Polsce, jak i w innych krajach świata spowodowany jest nawarstwieniem się kilku czynników. Są to m.in. wysoka inflacja, wojna na Ukrainie, jakość organizowanych wydarzeń. Co warto podkreślić, rotacja w organizowanych zawodach biegowych była zawsze. Powstawały nowe imprezy, inne odchodziły w zapomnienie. Jednak od 2022 roku ilość „wygasłych i zawieszonych” wydarzeń wciąż się poszerza (…) Ogólnie rzecz biorąc, liczba biegaczy nie maleje, jednak odsetek tych startujących w zawodach spada. Tego można było dowiedzieć się z badań zaprezentowanych podczas sympozjum biegowego Runner’s World na targach ISPO w Monachium 2022.  Frekwencja w każdej kategorii zawodów gwałtownie maleje. W porównaniu z 2019 rokiem ubyło około 40% uczestników największych imprez, czego można było się dowiedzieć również podczas IX Ogólnopolskiej Konferencji Biegowej „Game Changer na rynku imprez biegowych. Czas na zmiany”, która odbyła się w Poznaniu.

photo 1590333748338 d629e4564ad9

Spadek liczby organizowanych zawodów widać również w statystyce organizowanych imprez, które są publikowane w ogólnodostępnych kalendarzach biegowych na popularnych stronach dotyczących biegania.

RokPrzybliżona łączna ilość zgłoszonych zawodów
20142900
20153400
20163800
20174000
20184100
20193900
20222800
20232600

Podsumowanie

Zarówno organizator biegów, jak i sam uczestnik, musi zdawać sobie sprawę z kosztów, jakie związane są z takim przedsięwzięciem. Często można spotkać się z opinią, że opłata wpisowa jest zbyt wysoka i znacznie przewyższa wartość pakietu startowego, który finalnie otrzymuje biegacz. Jednak warto uświadomić sobie, co tak naprawdę zawiera ten pakiet startowy i jaka jest jego rzeczywista wartość. A niestety, jak widać, organizacja imprezy biegowej wiąże się z ogromnymi, wielotysięcznymi kosztami, które niestety cały czas rosną. Dlatego warto wspierać mniejsze, lokalne biegi i okazać zrozumienie dla organizatorów, którzy często dwoją się i troją, aby domknąć budżet.

Bądź na bieżąco
Powiadom o
guest
13 komentarzy
najstarszy
najnowszy oceniany
Inline Feedbacks
View all comments
Kowalski Jan Nowak
Kowalski Jan Nowak
8 miesięcy temu

Cóż, widać każdy Kowalski ma już w domu medal i puchar za podium w jakimś biegu i na nikim nie robi to już wrażenia, więc – do widzenia.. Ale jak mawia stare przysłowie – Kto lubi jeść kawior, temu Bóg zawsze ześle trochę kawioru..

Sebastian
Sebastian
8 miesięcy temu

Dobry rzetelny artykuł, co lubię, i dziękuję waszemu zespołowi bieganie.pl !

Marek
Marek
8 miesięcy temu

Artykuł dobry, mam za sobą niemalże 20 lat startów , i jakoś miłej wspominam te starty gdzie nie trzeba było zapisywać się jakoś pół roku wcześniej przez neta, jasne wiadomo to wszystko są koszty organizatora budżet itp ale atmosfera w tamtych czasach była bardziej rodzinna nie taka sztywna jak teraz , teraz mam wrażenie zbyt dużo przypadkowych ludzi jest na tych zawodach , dawniej poprosiłeś kogoś o podwozke na dworzec i większość nie miała z tym problemu, a może to ja zbyt sentymentalny jestem…

ka ro
ka ro
8 miesięcy temu
Reply to  Marek

oj przepraszamy my wszyscy przypadkowi, ze psujemy ci zawody ty nieprzypadkowy ty

bbc
bbc
8 miesięcy temu

A może organizatorzy powinni jakoś postarać się o zainteresowanie sponsorów??

Transmisji nadal jest mało z takich imprez, a przecież to doskonała okazja do ściągnięcia i zachęcenia nowych sponsorów! Z pewnością taka relacja zapewni wielokrotnie większe zainteresowanie (i zysk) niż koszty ponieisione by to zrobić!

Piszecie o koszulkach z nadrukiem za 20,x zł a przecież na nich często i gęsto są umieszczani właśnie sponsorzy, więc ten koszt praktycznie nie powinien istniec, lub być znikomy!

Marek
Marek
8 miesięcy temu
Reply to  bbc

Nie takie łatwe, zawody z gwiazdami lekkiej na stadionie czasem stadion świeci pustkami co dopiero zawody dla amatorów, nikt nie ogląda, nikt nie zrobi transmisji, sponsora to nie interesuje bo żadna reklama a nic z tego nie ma, sam jakbym miał firmę zadałbym sobie pytanie zdroworozsądkowe co z tego będę miał, filantropów niestety brak, pamiętam jak kolega z życiówka 30:20 na dychę szukał sponsora bo chciał się spróbować w maratonie…bezskutecznie

Karol
Karol
8 miesięcy temu

Super artykul – brawo dla autora za zebranie tak wyczerpujacych danych.

Mariusz Pozdrawiam
Mariusz Pozdrawiam
8 miesięcy temu

Po 30latach i zorganizowaniu 150 imprez biegowych odchodzę na emeryturę bo faktycznie coraz trudniej zainteresować biegaczy lokalnymi kameralnymi biegami. Po biegu prawie nikt nie ma czasu zostać przy ognisku i cieszyć się życiem w grupie innych biegaczy i ich rodzin. To co było 30 lat temu już nie wróci bo wszystko się zmienia niemniej szkod że nie docenia się lokalnego wysiłku przy organizacji imprezy biegowej.

Marek
Marek
8 miesięcy temu

Pisałem o tym wyżej, ja doceniam, nie było to robione dla zysku tylko ludzi! Teraz każdy tylko lans i zysk

tadek
tadek
8 miesięcy temu

Teraz napiszcie ile zarabiają organizatorzy, ile pracy wkładają wolontariusze. Co ma cena pakietu do limitów i podlimitów, które maja na celu wykosić jak najwięcej uczestników by zaoszczędzić na napojach i jedzeniu.

Zorro
Zorro
8 miesięcy temu

PAZERNOŚĆ ORGANIZATORÓW BIEGÓW GÓRSKICH JEST DOBRYM PRZYKLADEM CZEMU TO SIADA. WOLO ZROBI,PAN ORG SKASUJE

Teresa
7 miesięcy temu
Reply to  Zorro

Zostań chociaż raz tym wolontariuszem i tym organizatorem to zobaczysz ile się nazarabiasz, powodzenia.

Danuta
Danuta
8 miesięcy temu

Doskonały artykuł! Ukłon dla autora za rzetelne wypunktowanie czynników które wpływają na spadek popularności imprez biegowych! Może organizacje i ludzie odpowiedzialni za promocję zdrowia w narodzie pochyłą się nad problemem?
Każda złotówka zainwestowana w potęgowanie zdrowia człowieka może przynieść wiele korzyści nam wszystkim!

Łukasz Telejko
Łukasz Telejko

Z wykształcenia dziennikarz i humanista, z zamiłowania biegacz amator. Biegacz od 2012 roku, przemierzający kilometry po asfaltach, łąkach i lasach, jednak najlepiej czuje się na górskich trasach. Prosto z biegania najchętniej „zbiega” na Ring wystawowy jako właściciel dwóch utytułowanych psów (jack russell terrier). Zbieranie kolejnych kilometrów na biegowych trasach i psich championatów kolejnych krajów - to jego sposób na życie.