Ile kosztuje organizacja biegu? Poznaj prawdziwe koszty zawodów biegowych!

---

– Można dostrzec spadek liczby zawodników startujących w naszych zawodach. Oczekiwania samych biegaczy w ciągu ostatnich lat istotnie się zmieniły. Organizatorzy też przestali już prześcigać się w bogatych ofertach pakietów startowych, a sami zawodnicy wolą mniejszy pakiet, byleby jego cena nie wzrosła. Koszty organizacji znacząco poszybowały w górę i ciężko wszystko ogarnąć – usłyszałem od jednego z organizatorów, który tworzy biegi w jednej z miejscowości na terenie województwa Kujawsko-Pomorskiego.

Medale, statuetki, pomiar czasu, napoje – to tylko wierzchołek „finansowej góry lodowej”, z którą muszą zmierzyć się organizatorzy imprez biegowych. Po pandemii, gdy na nowo zaczęły odbywać się imprezy biegowe, biegacze chętnie szturmowali strony z zapisami, żeby znaleźć się na listach startowych. Jednak ten trend się nie utrzymał. Czy można znaleźć jeden powód, dlaczego coraz rzadziej bierzemy udział w zawodach biegowych? Oczywiście, że nie. Jest to wypadkowa wielu czynników. Jednak na pewno jednym z nich jest inflacja, która odbiła się również na cenach pakietów startowych.

Dlaczego płacimy coraz więcej za udział w zawodach?

Rosnące koszty życia wpływają na to, że bardziej przyglądamy się naszym wydatkom, a udział w zawodach nie jest przecież darmowy. Z jednej strony mamy rosnące koszty pakietów startowych, do których dochodzi również m.in. koszt dotarcia na wydarzenie. Z drugiej zaś strony mamy rosnące ceny wszystkich usług i produktów, które musi ponieść organizator zawodów. W ciągu roku kilkukrotnie rozmawiałem z różnymi twórcami mniejszych imprez biegowych na temat rosnących kosztów organizacji. 

– Koszt organizacji wzrósł blisko 50%, natomiast prognoza na ten rok to 70%. Staramy się, aby zawodnik nie musiał dokładać tych 50% czy nawet 70%. Szukamy nowych partnerów, na których chcemy trochę przerzucić rosnące koszty. W obecnych czasach ewentualni sponsorzy bardziej analizują, jakie mogą mieć korzyści z ewentualnego wsparcia danej inicjatywy – usłyszałem na początku 2023 roku od organizatora Leśnego Biegu Kolejarskiego w Bydgoszczy, którego 23. edycja odbędzie się w listopadzie tego roku. W podobnym tonie wypowiedzieli się również organizatorzy cyklu biegowego Łubianka Grand Prix Cross: – Koszty wzrosły znacząco, byśmy mogli to wszystko jakoś spiąć. I tak my, jako instytucja publiczna, nie czerpiemy z tego zysku. Gdyby to były biegi komercyjne, byłoby jeszcze drożej. Zapisy przez internet, zwykły bieg z cyklu, bez medalu, tylko posiłek na mecie, elektroniczny pomiar czasu, zabezpieczenie medyczne – przed pandemią to koszt 10 zł, w zeszłym roku (2022) było to 15 zł, teraz 25 zł. Biegi pucharowe i medalowe: wcześniej 30–40 zł, teraz 50–60 zł.

Choć koszty organizacji imprezy biegowej są różne w zależności od lokalizacji, liczby uczestników, rodzaju biegu i jego dystansu, to przyjrzyjmy się bliżej kosztom takiego wydarzenia. Chcąc poznać przybliżone koszty organizacji mniejszych zawodów biegowych (około 500 uczestników), zwróciłem się jako potencjalny twórca wyścigu na dystansie 10 kilometrów do poszczególnych firm z prośbą o wycenę swoich usług.

Zacznijmy od  firm zajmujących się pomiarem czasu i panelem zapisu dla zawodników.

Bieg na dystansie 10 km, zamknięta pętla, start i meta w tym samym miejscu, liczba uczestników 500, pomiar za pomocą mat na ziemi
Średnia cena z kilku ofert	Średnia cena z dodatkowym miejscem pomiaru międzyczasu w dowolnym punkcie trasy biegu	Średnia cena sms z wynikiem do każdego zawodnika (w niektórych przypadkach ta opcja jest w cenie podstawowej pomiaru czasu)	Średnia cena wydruku numeru startowego dla zawodników
3400 zł netto	4450 zł netto	0,65 zł netto/szt.	2,5 zł netto/szt.

Kolejną kwestią są pamiątkowe medale dla wszystkich uczestników i statuetki dla najlepszych biegaczy Open oraz najszybszych w poszczególnych kategoriach wiekowych.

Medal o średnicy około 6 cm (wycena dla 500 szt.)
Rodzaj użytego materiału	Medal metalowy z nadrukiem UV dwustronny + taśma z nadrukiem	Medal pleksi z nadrukiem UV dwustronny + taśma z nadrukiem	Medal drewniany z nadrukiem UV dwustronny + taśma z nadrukiem	Medal  odlewany + taśma z nadrukiem
Średnia cena z kilku ofert	13,70 zł netto/szt.	5,9 zł netto/szt.	5,5 zł netto/szt.	16,5 zł netto/szt.

Statuetka o wysokości od 15 do 20 cm i szerokości ok 10 cm (wycena dla 36 szt.)
Rodzaj użytego materiału	Statuetka metalowa z nadrukiem UV	Statuetka pleksi z nadrukiem UV	Statuetka drewniana z nadrukiem UV	Prosty pucharek wykonany z plastiku i metalu z tabliczką z nadrukiem UV
Średnia cena z kilku ofert	79 zł netto/szt.	27 zł netto/ szt.	28,9 zł netto/szt.	20,5 zł netto/ szt.

Koszty pakietu startowego

O tym, jak wygląda zawartość pakietu startowego, decyduje przede wszystkim ilość uzyskanych partnerów oraz sponsorów danego wydarzenia. Coraz częściej zdarza się tak, że organizator zapewnia jedynie pamiątkowy medal oraz numer startowy, co umożliwiania, nie podnoszenie znacznie opłat wpisowych. Coraz popularniejsza staje się równocześnie możliwość zakupienia gadżetów biegowych danej imprezy przez zawodników za dodatkową opłatą. Może to być dobrym sposobem na niegromadzenie niepotrzebnych fantów przez biegaczy i ograniczenie masowej produkcji gadżetów, co ma pozytywny wpływ m.in. na środowisko. Takiego założenia kolejny sezon trzymają się organizatorzy jednego z najbardziej rozpoznawalnych cykli biegowych, czyli City Trail: – W poprzednim sezonie wprowadziliśmy zasadę, zgodnie z którą zrezygnowaliśmy z bezpłatnych gadżetów dodawanych do karnetów. Tym samym to Wy decydujecie, czy taką pamiątkę chcecie posiadać, a jeśli tak, możecie zakupić ją spośród kilku przygotowanych przez nas gadżetów. Efekt? My nie produkujemy gadżetów masowo, a Wy nie gromadzicie rzeczy, których nie potrzebujecie. Wybierając karnet pięciu biegów, możecie dokupić zimową czapkę do biegania, skarpetki lub zestawy książek w promocyjnej cenie – taką informację można było znaleźć na oficjalnej stronie wydarzenia.

– W naszych ostatnich dwóch edycjach mieliśmy bardzo bogate pakiety startowe, zawodnicy byli w delikatnym szoku, otrzymując pełna torbę słodkości i owoców zamiast kilkunastu ulotek, smyczki czy też innego niepotrzebnego gadżetu – do takich wniosków doszli organizatorzy wcześniej już wspomnianego Leśnego Biegu Kolejarskiego. Również twórcy cyklu z Łubianki dostrzegają pewną zależność: – Oczekiwania się zmieniły. Zawodnicy wolą mniejszy pakiet startowy, ale ważne jest, by cena nie wzrosła.

Jeżeli jednak organizator zdecyduje się na wzbogacenie pakietu startowego, to musi liczyć się z dodatkowymi kosztami.

Przykładowe gadżety sportowe, które można znaleźć w pakietach sterowych
Produkt	Średnia cena z otrzymanych ofert
Koszulka techniczna 140 g z kolorowym nadrukiem A4	20,50 zł netto/szt.
Chusta wielofunkcyjna bandana z całościowym nadrukiem	9,1 zł netto/szt.
Kubek ceramiczny z wielokolorowym nadrukiem	13,2 zł netto/szt.
Smycz reklamowa z dwustronnym nadrukiem 20 mm	2,6 zł netto/szt.

Organizując imprezę sportową, należy zadbać również o wolontariuszy oraz pomocników, którzy nas wspierają przy tworzeniu wydarzenia, którzy pomogą m.in. oznaczyć i zabezpieczyć trasę, stworzyć biuro zwodów i sprawnie przeprowadzić wydawanie pakietów startowych, kierować ruch na parkingu, wydawać wodę oraz ewentualny posiłek na mecie, obsłużyć dekorację zwycięzców. Aby łatwiej było zobaczyć i namierzyć wolontariusza zarówno przez zawodników, jaki i samych organizatorów warto ich ubrać w widoczne koszulki lub kamizelki odblaskowe z napisem np. wolontariusz/obsługa biegu.

Odzież dla wolontariuszy przy zakupie około 25 sztuk
Produkt	Średnia cena z otrzymanych ofert
Koszulki bawełniane w jaskrawym kolorze z prostym nadrukiem (przód + tył)	36,5 zł netto/ szt
Kamizelka odblaskowa z nadrukiem	8 zł netto/ szt

Pozostałe koszty zawodów biegowych

Kolejnym bardzo ważnym krokiem, który musi podjąć zespół organizacyjny, to zapewnienie opieki medycznej, czyli wynajęcie karetki oraz opłacenie ratowników medycznych. W przypadku skorzystania z opcji: karetka z wymaganym wyposażeniem + ratownik medyczny–kierowca, ratownik medyczny/pielęgniarka, to średni koszt wynosi około 320 zł za każdą rozpoczętą godzinę pracy.

Wyżej wymienione koszty to jednak nie wszystko, z czym musi zmierzyć się organizator imprezy. Poniżej znajdziecie jeszcze kilka istotnych kwestii, które należy uwzględnić w kosztorysie wydarzenia biegowego.  

Inne podstawowe koszty organizacji zawodów biegowych
Zabezpieczenie trasy (pachołki oraz zakup taśm do znakowania trasy) – bez zamykania ulic, uniwersalne produkty	Około 500 zł
Wynajęcie toalet, zapewnienie zaplecza sanitarnego	Około 180 zł/ szt.
Napoje i posiłek regeneracyjny (woda w butelkach 2 x 0,5 l + kiełbasa z grilla z chlebem)	Około 3200 zł
Wynajem agregatu prądotwórczego	Około 200 zł
Wynajem nagłośnienia (głośniki + mikrofon)	Około 500 zł
Materiały reklamowe
Ulotki imprezy	Około 350 zł
Baner reklamowy – ścianka biegu 8m2	Około 150 zł
Roll up reklamowy Usługi graficzne	Około 500 zł
Wynajem bramy startowej oraz podium	Około 300 zł
Artykuły biurowe (kartki, długopisy, agrafki, spinacze itp.)	Około 200 zł

Dużo zależy również od miejsca organizacji imprezy oraz tego, jakie organizator ma kontakty z odpowiednimi instytucjami i urzędami, oraz od tego, jak bardzo miastu, gminie lub miejscowości zależy na stworzeniu takiego wydarzenia. W wielu przypadkach należy doliczyć koszty związane z wynajęciem miejsca, gdzie będzie odbywać się wydarzenie (np. placu lub boiska). Jeśli bieg ma się odbyć w lesie, parku lub poza miastem, zazwyczaj wystarczy zgoda odpowiednich organów. Jednak w miastach koszty związane z organizacją biegów są zazwyczaj dużo większe – zamknięcie (wynajęcie) poszczególnych ulic oraz zdobycie odpowiednich pozwoleń wiąże się z dodatkowymi dużymi kosztami.

Jakie koszty musi ponieść organizator zawodów biegowych?

Organizator biegów musi zdawać sobie sprawę z kosztów, jakie są związane z takim przedsięwzięciem i ważne, żeby biegacze również byli tego świadomi. Aby stworzyć imprezę biegową bezpieczną, atrakcyjną i na wysokim poziomie, czyli taką, którą biegacze będą dobrze wspominali i chętnie na nią wrócą, organizator musi ponieść dosyć wysokie koszty.

Biorąc pod uwagę powyższe wyceny, które zapewne nie stanowią 100% kosztów organizacyjnych, to na organizację imprezy biegowej na dystansie 10 kilometrów dla około 500 uczestników należy przygotować budżet (według powyższych średnich wycen):

	Najtańsza opcja (według otrzymanych wycen)	Najdroższa opcja (według otrzymanych wycen)
Zawartość pakietu	Pomiar czasu na mecie, medal drewniany z nadrukiem, proste pucharki dla zwycięzców, w pakiecie numer startowy bez dodatkowych gadżetów, 2 toalety dla zawodników, zabezpieczenie medyczna na 6 godzin	Pomiar czasu z dodatkowym punktem pomiaru międzyczasów + sms z wynikiem, odlewany medal, metalowe statuetki, koszulka techniczna, 4 toalety dla zawodników, zabezpieczenie medyczna na 6 godzin
Cena netto	16918 zł netto	37221,5 zł netto

Warto podkreślić, że powyższe wyceny są uśrednione i bliższy koszt zależy od tego, na jakie poszczególne opcje zdecyduje się organizator. Dodatkowo nie są uwzględnione ewentualne szersze działania marketingowe, ewentualne stworzenie strony internetowej biegu oraz nagrody dla najlepszych uczestników. Warto też zauważyć, że nigdzie nie jest wyceniona praca organizatora imprezy, który poświęca na to czasami nawet do kilku godzin dziennie. Powyższe ceny są również cenami netto, do których należy doliczyć podatek!

Biorąc pod uwagę powyższe ceny, gdyby całość kosztów przenieść na uczestników zawodów biegowych, to koszty pakietów średnio wahałyby się od 40 do ponad 90 złotych (bez uwzględnienia wyżej wymienionych pozycji).

Dobre czasy dla imprez biegowych minęły?

Przeglądając profile różnych zawodów biegowych, natknąłem się na komentarz jednego z organizatorów wydarzenia, które musiało zostać odwołane ze względu na małe zainteresowanie biegiem: (…) idą słabe czasy na małe imprezy biegowe. Koszty organizacji bardzo urosły. Pomiar, nr startowe, zabezpieczenie medyczne, medale, trofea sportowe, posiłek, bufet, nagłośnienie – 15 tys. może być mało. Ilu musi być biegaczy by przy opłacie na poziomie 50–70zł pokryć wydatki. Do tego pozostają jeszcze nagrody, obsługa itp. Wysokość opłaty startowej, też ma swoją granicę – nie można na małych imprezach biegowych robić opłaty na poziomie np. dużego maratonu. Reasumując, przy co najmniej 200 uczestnikach na starcie i jeszcze przy wsparciu sponsorów i samorządu, możemy zacząć myśleć o realizacji takiego wydarzenia. Wybaczcie tegoroczną decyzję, ale czasami tak trzeba. Wrócimy z tym biegiem w przyszłym roku – były czasy, że biegło nas ok. 500. Oby takie czasy wróciły.

Na początku tego roku tworzyłem tekst: Biegowe trendy 2023. Technologia, ekologia i wearable. Był w nim poruszony m.in. temat dotyczący imprez biegowych, który zdaje się mieć odzwierciedlenie  w rzeczywistości: Trend spadkowy dla imprez biegowych w Polsce, jak i w innych krajach świata spowodowany jest nawarstwieniem się kilku czynników. Są to m.in. wysoka inflacja, wojna na Ukrainie, jakość organizowanych wydarzeń. Co warto podkreślić, rotacja w organizowanych zawodach biegowych była zawsze. Powstawały nowe imprezy, inne odchodziły w zapomnienie. Jednak od 2022 roku ilość „wygasłych i zawieszonych” wydarzeń wciąż się poszerza (…) Ogólnie rzecz biorąc, liczba biegaczy nie maleje, jednak odsetek tych startujących w zawodach spada. Tego można było dowiedzieć się z badań zaprezentowanych podczas sympozjum biegowego Runner’s World na targach ISPO w Monachium 2022.  Frekwencja w każdej kategorii zawodów gwałtownie maleje. W porównaniu z 2019 rokiem ubyło około 40% uczestników największych imprez, czego można było się dowiedzieć również podczas IX Ogólnopolskiej Konferencji Biegowej „Game Changer na rynku imprez biegowych. Czas na zmiany”, która odbyła się w Poznaniu.

Spadek liczby organizowanych zawodów widać również w statystyce organizowanych imprez, które są publikowane w ogólnodostępnych kalendarzach biegowych na popularnych stronach dotyczących biegania.

Rok	Przybliżona łączna ilość zgłoszonych zawodów
2014	2900
2015	3400
2016	3800
2017	4000
2018	4100
2019	3900
2022	2800
2023	2600

Podsumowanie

Zarówno organizator biegów, jak i sam uczestnik, musi zdawać sobie sprawę z kosztów, jakie związane są z takim przedsięwzięciem. Często można spotkać się z opinią, że opłata wpisowa jest zbyt wysoka i znacznie przewyższa wartość pakietu startowego, który finalnie otrzymuje biegacz. Jednak warto uświadomić sobie, co tak naprawdę zawiera ten pakiet startowy i jaka jest jego rzeczywista wartość. A niestety, jak widać, organizacja imprezy biegowej wiąże się z ogromnymi, wielotysięcznymi kosztami, które niestety cały czas rosną. Dlatego warto wspierać mniejsze, lokalne biegi i okazać zrozumienie dla organizatorów, którzy często dwoją się i troją, aby domknąć budżet.