Pakiety na lewo

W ostatnich dniach, w związku ze zbliżającymi się najważniejszymi wiosennymi imprezami biegowymi pojawia się sporo ogłoszeń dotyczących sprzedaży/kupna pakietu startowego. Istnieją nawet wyspecjalizowane portale-giełdy, gdzie można odstąpić lub nabyć pakiet na konkretną imprezę. W wielu przypadkach regulamin biegów nie przewiduje takiej możliwości, a jednak znajdują się chętni, by pakiet sprzedać, a co gorsza również tacy, którzy decydują się go kupić.

Takie postępowanie może budzić zastrzeżenia. Wszelkie relacje między organizatorem biegu a jego uczestnikami są ujęte w regulaminie, a zapis na bieg obwarowany jest koniecznością zapoznania się z treścią regulaminu i zaakceptowania go. Biegi są prywatnym przedsięwzięciem komercyjnym organizatora, a uczestnictwo w nich – dobrowolne. Skoro więc dwie strony umawiają się na coś, to powinny słowa dotrzymać…? A jednak nie dla wszystkich jest to jasne.

Rozmawiam o tych kwestiach z organizatorem Maratonu Wigry i Łemkowyny Ultra-Trail, Krzysztofem Gajdzińskim. Uczestnicy imprez mają dzięki temu szansę poznać opinię „tej drugiej” strony.

Zacznijmy od tego, dlaczego w ogóle musimy zapisywać się na bieg wcześnie, np, miesiąc przed docelową datą? Im bardziej moment zapisów odsunięty jest od startu, tym więcej może się wydarzyć i stanąć nam na przeszkodzie.

Powody są dwa. Pierwszy – czysto organizacyjny: im większa impreza, tym wcześniej trzeba zacząć przygotowania do niej. Przebiegają one o wiele sprawniej, gdy na pół roku albo dziesięć miesięcy przed wydarzeniem wiemy mniej więcej, ilu będzie uczestników. Należy pamiętać, że część wydatków organizator ponosi przed biegiem i dużo łatwiej to zrobić dysponując już pewnymi środkami pozyskanymi od uczestników. Drugi powód to presja wywierana przez samych biegaczy. Można robić zapisy później, ale okazuje się, że wielu uczestników chce jak najwcześniej wiedzieć, czy znajdą się na liście startowej. Dotyczy to przede wszystkim dużych imprez oraz takich, na które miejsca się kończą. Dla wielu osób są to starty docelowe, pod które ustawiają sobie resztę sezonu, a więc jeśli na początku roku wiedzą, że w październiku biegną Łemkowynę, to mogą sobie np. zaplanować start na odpowiednio krótszym dystansie latem, w ramach przygotowań.

A jednak po drodze do tego najważniejszego może wyskoczyć coś nieprzewidzianego. Jakie mechanizmy i narzędzia stosują organizatorzy w regulaminie, żeby „zabezpieczyć” siebie i uczestników w razie rezygnacji?

Najwygodniejszym dla zawodnika jest stuprocentowy zwrot kosztów w przypadku rezygnacji z udziału do określonej daty. Taki zapis pojawia się coraz rzadziej.

W zamian stosuje się zwrot stopniowo coraz mniejszego ułamka wpisowego, prawda?

Tak. My stosujemy właśnie taki system i oddajemy odpowiednio 80, 60 i 40% kwoty wpisowego. Innym rozwiązaniem jest sprzedawanie pakietów, oczywiście za zgodą organizatora.

Nazywa się to przeniesieniem opłaty startowej i faktycznie występuje dość często, ale prawie zawsze obwarowane jest warunkiem, że po określonej dacie nie można skorzystać z tego mechanizmu. Czy istnieje inny sposób, który gwarantuje zwrot wpisowego nawet do ostatniej chwili?

Najbardziej zaawansowanym systemem są ubezpieczenia, które jednocześnie są rozwiązaniem wymagającym największej pracy organizatora. Jeśli zadba on o wprowadzenie takiej możliwości przy zapisach, to uczestnik może wykupić ubezpieczenie, czyli za dodatkową opłatą zyskuje pewność, że w przypadku, gdy nie pobiegnie, otrzyma pełny zwrot. Są różne modele ubezpieczeń: zwrot może być bezwarunkowy albo ograniczony do określonych, udokumentowanych sytuacji, jak opóźnienie pociągu czy samolotu, kontuzja stwierdzona przez lekarza lub wypadek bliskiej osoby.

W większości przypadków przychodzi jednak taki moment, że zmiany nie są możliwe i w razie braku ubezpieczenia wpisowe przepada. Czy od strony organizacyjnej da się wskazać taki moment?

Nazwałbym to „bezpośrednim przygotowaniem startowym” – kiedy bieżącej pracy (takiej, której nie dało się wcześniej wykonać) jest już tyle, że każda dodatkowa czynność stanowi spore obciążenie dla ograniczonego liczebnie zespołu organizacyjnego, rodzi ryzyko popełnienia błędu i wtedy dobrze jest mieć już listy startowe zamknięte. U nas następuje to mniej więcej miesiąc przed imprezą.

Część biegaczy decyduje się złamać postanowienia regulaminu, sprzedać lub kupić pakiet i biec na cudze nazwisko. Powody są różne, czasami zdają się banalne, np. „Nie zdążyłem się zapisać. Serwer padł, wyszedłem do sklepu, po powrocie nie było już miejsc”. Padają stwierdzenia typu: „A co to jest w ogóle za problem? On nie może pobiec, ja mogę, to chyba dobrze, że się między sobą dogadamy?” Dlaczego mamy tego nie robić?

Po pierwsze jeśli takie zjawisko przybrałoby odpowiednio dużą skalę, mogłoby zagrozić całej imprezie. U nas jest to niemożliwe, ponieważ każdego weryfikujemy z dowodem osobistym przy odbiorze pakietu i wejściu do strefy startowej, a zdarzało się już, że ludzie uciekali z biura, kiedy np. okazywało się, że zdjęcie w dowodzie nie przedstawia osoby, która się zgłasza po pakiet… Niemniej, jeśli tego rodzaju praktyki byłyby częste, to mogłoby to „położyć” imprezę. W dużych biegach, w których uczestniczą tysiące ludzi wiadomo jeszcze przed uruchomieniem zapisów, że nawet jeśli zapisze się 5 tysięcy ludzi, to tyle nie pobiegnie. My takie dane zbieramy co roku i na ich podstawie konstruujemy budżet, np. w kwestii zaopatrzenia punktów odżywczych, liczby medali i upominków na mecie itp., ale także wysokości wpisowego. Jestem pewien, że każdy rozsądny organizator dużej imprezy ma takie statystyki i postępuje podobnie. Jeśli byśmy tak nie robili, to po imprezie zostawalibyśmy z furą nierozdanych medali albo wielką ilością zmarnowanego jedzenia. Powstaje pytanie: Co wtedy z tym robić? Chcemy dbać o środowisko i nie produkować zbędnych śmieci, a więc musimy rozsądnie podchodzić do sprawy.

To są jednak względy ogólne, wiadome dla organizatora, ale niekoniecznie decydujące z punktu widzenia pojedynczego biegacza, który bardzo chce pobiec, tylko że…  nie ma – jeszcze – pakietu. Jak mu wytłumaczyć, żeby nie kupował go poza regulaminem?

Największe niebezpieczeństwo wiąże się z sytuacją, gdy ktoś taki straci podczas biegu przytomność, a my nie będziemy wiedzieli, kim on jest. Będziemy dzwonić do rodziny, która może nam podać błędne informacje. Możemy nie dowiedzieć się o alergiach na leki, o historii chorób danej osoby. Stwarza to istotne zagrożenie zdrowia i życia. Dla celów ubezpieczenia i zabezpieczenia imprezy zawiera się umowy z odpowiednimi instytucjami oraz służbami. Ktoś może zostać obciążony kosztami przeprowadzenia akcji ratunkowej, ponieważ umowa na zabezpieczenie ratunkowe obejmuje uczestników biegu, a nie tych, którzy na trasie biegu znajdą się przez naruszenie regulaminu.

Jak możemy wpłynąć na biegaczy, żeby zlikwidować albo ograniczyć podobne sytuacje?

Na pewno nie możemy milczeć i powinniśmy głośno o tym mówić. W biegach górskich tego rodzaju oszukiwanie zdarza się rzadko, ale mimo że nie siedzę zbyt mocno w biegach asfaltowych, to często widuję oferty, rozmowy i słyszę bądź czytam o takich zdarzeniach, chociażby na Facebooku. Musimy kształtować świadomość uczestników.

Fot. Marta Gorczyńska