Jak zorganizować półmaraton w gminie wiejskiej?

[dziku83]

Witam wszystkich. Marzy mi się zorganizowanie półmaratonu w miejscowości w której dorastałem . Ponieważ pochodzę z terenów wiejskich, chciałbym aby to był półmaraton zachaczający o inne okoliczne wioski znajdujące się w gminie. Kompletnie nie wiem jakie byłby koszta przy organizacji takiej imprezy i czy jest to w ogóle realne do zorganizowania? Chciałbym aby to był w pełni profesjonalnie zorganizowany bieg ale aby zredukować koszta zrezygnowałbym z nagród pieniężnych. Zawody miałyby promować bieganie i zdrowy tryb życia, nie chcę zarobić ani stracić .Puchar plus ewentualnie jakies drobne upominki dla najlepszych.Jedak nim podziele się z kimś tym pomysłem wolałbym wiedzieć czy nie porywam się z motyką na księżyc? Miał ktoś z Was drodzy forumowicze coś wspólnego z organizają podobnej imprezy? Na pewno trzeba by zamknąć albo wykluczyć jeden pas ruchu na drogach pomiedzy miejscowościami, wynająć firmę do elektronicznego pomiaru czasu, kupić numery startowe z chipami, utworzyć stanowiska z napojami, wynająć karetkę( 1-2?), obstawić, oznaczyć i zabezpieczyć trasę, stworzyć stronę internetową, przydałby się jakiś pakiet dla uczestników z pamiątkowym medalem a może i koszulką, Wynająć baner z napisem start , meta, przenośne toalety, itp. Ile osób musiałoby pobiec aby taka imreza miała w ogóle sens? Czy liczba biegaczy pomiedzy 50- 100 wystarczyłaby? Ile powinno wynosić wpisowe? 20-30 zł? No i w ogóle chciałbym wiedzieć jak to wszystko ogarnąć Pomożcie drodzy Rodacy!To wszystko dla biegania, taki półmaraton non profit A może i ktoś z Was chciałby tam wystartować

[Bacio]

A może i ktoś z Was chciałby tam wystartować

Okolice Szczecina, Turowa, Rzeszowa czy Suwałk?

[dziku83]

Jeszcze nie chciałem się chwalić gdzie ale niech będzie woj.Opolskie, gmina Łambinowice.

[Bacio]

Może spróbuj zainteresować np. CELPA S.A. albo inną firmę w okolicy. To by mogło dać jakąś podstawę finansową. Gmina może pomóc w kwestii zabezpieczenia (strażacy, policja, pogotowie) i spraw administracyjnych (np. zamknięcie pasa drogi).

Czarno to widzę, aby zrobić taki bieg nie mając żadnego doświadczenia organizacyjnego. *)

Ja bym przeznaczył ten rok, aby się dowiedzieć o organizacji na innych imprezach i zacząć rozmowy z gminą i sponsorami.

Nie sądzę aby półmaraton to odpowiedni dystans na pierwszą imprezę - po prostu może być zbyt mało chętnych. Co innego 10km - tutaj jest więcej chętnych... ale i większa konkurencja organizatorów.

A bieg w 2016.


*) gdybym to ja organizował bieg, to bym poszukał sponsora i mając pieniądze od sponsora wynajął profesjonalną firmę organizującą biegi. Ale na szczęście są ludzie, którzy starają się zrobić to sami i... im wychodzi!

[embe]

Rok pracy przed Tobą. Minimum
Zarządca drogi (szczerze mówiąc nie widzę zamknięcia tylko jednego pasa ruchu), policja, służby medyczne, sponsorzy, wolontariusze, lokal na biuro zawodów, noclegi dla uczestników...
Trochę info na PW podesłałem

[dziku83]

Dzięki Embe! Bacio, myśle o kwietniu przyszłego roku. Chciałbym aby była to połówka, żeby to było wyzwanie dla ludzi. 10 km może przebiec prawie każdy. Do przebiegnięcia półmaratonu trzeba juz trenować systematycznie min. 3 miesiące. Bedę wdzięczny za każdą podpowiedz, dobre słowo itp, itd. Niech to bedzię świeto biegania w okolicy, zachęta do uprawiania sportu dla każdego..........Co ciekawe kiedyś w Łambinowicach rozgrywano już zawody na dystanie 10km. Jakieś tradycje są!

[mareko]

Mam do Łambinowic rzut beretem więc pewnie bym wziął udział jak i wielu znajomych biegaczy.

[dziku83]

Postanowiłem podzielić się pomysłem ze znajomymi, został on dość dobrze przyjęty. Zdecydowałem się podjąć walkę o półmaraton, wszelkie pomysły, rady, ostrzeżenia z Waszej strony będą bardzo mile widziane. Jako totalny zółtodziób w temacie organizacji imprez nie pogardzę żadną sugestią, ba jeśli ktoś może chciałby pomóć, w obojętnie jaki sposób to zapraszam serdecznie!

[taka-paulina]

Ja w organizacji jako takiej nie mam doświadczenia, ale bacznie obserwowałam jak to zrobili u mnie w mieście. Jeden biegacz nakręcił swoich znajomych biegaczy, żeby zrobić charytatywny bieg na 5 km. Dochód na dom dziecka. To już tradycja od trzech czy czterech lat. W międzyczasie rozkręcili cotygodniowe wspólne bieganie takie rekreacyjne. Nagle ktoś wpadł na pomysł, że skoro jest bieg na 5km to i na dychę się przyda. To się znaleźli kolejni pasjonaci, którzy to zorganizowali. Organizacyjnie nic nie podpowiem, ale wiem tyle: zgarnij kilku biegaczy plus jakąś przedsiębiorczą osobę i reszta sama poleci. Facebook + znajomi i macie sukces.

Edit. Poza tym pamiętaj, że na otwartym terenie do 1000 osób nie ma imprezy masowej, więc weźcie to pod uwagę przy organizacji. Nie podlegacie aż tak restrykcyjnym przepisom.

[bartolini]

Jak zorganizować półmaraton w gminie wiejskiej? Tak samo jak w miejskiej.

Różnica jest taka, że mniejsza społeczność to mniej kasy w samorządzie i mniej zasobów ludzkich czyli potencjalnych rąk do pomocy. Z drugiej strony łańcuch decyzyjny jest krótszy, co zwiększa sprawność działania, mniej trzeba się nachodzić.

Tydzień temu brałem udział w organizacji biegu przez sołectwo a więc jeszcze mniejszą jednostkę niż gmina i udało się, wszyscy uczestnicy byli zadowoleni. Pierwszy sygnał o chęci organizacji biegu pojawił się na 3 tygodnie przed terminem biegu, a więc było ekstremalnie mało czasu. Strona z zapisami wystartowała tydzień później, czyli 2 tygodnie przed biegiem. Zapisała się ponad setka osób, wystartowało 75 (52 w biegu głównym na 7km i 23 dzieci w biegach towarzyszących). Nie było wpisowego. Całość organizowały 3 osoby.

Sołtyska wsi, główna organizatorka, zajmowała się załatwianiem potrzebnych zgód (dużo nie trzeba) oraz kontaktami instytucjonalnymi, załatwiła karetkę, policję, strażaków, harcerzy. Skaptowała kilku sponsorów i partnerów/patronów oraz ludzi do pomocy a także wysupłała trochę kasy.

Ja zajmowałem się częścią wirtualną czyli stroną internetową, zapisami, numerami startowymi, zrobieniem mapki, pomiarem czasu i opracowaniem wyników.

Kolega koordynował organizację biegu w części realnej, opracował koncepcję, przygotował regulamin, podzielił zadania i wyjaśniał co trzeba robić, pilnował, żeby wszystko w biurze zawodów oraz starcie, mecie i na trasie hulało jak trzeba, w razie czego sam robił.

Ja i kolega jesteśmy biegaczami, sołtyska nie, my mówiliśmy co trzeba kupić a ona dawała kasę.

Budżet biegu nie był duży, większość to vouchery od sponsorów na nagrody. Sama organizacja tak na prawdę wiele nie kosztuje. Trzeba oznaczyć trasę (spray, taśmy, tabliczki z oznaczeniami kilometrów), koszt od 10 do 100 złotych w zależności od warunków terenowych. Numery startowe na zwykłym papierze w koszulkach A5 + agrafki. Worki do śmieci do depozytów, trochę sprzętu biurowego, kilka laptopów i drukarka w biurze. Baner start/meta udało się załatwić za darmo (a i tak nie byłby to koszt większy niż 100 złotych), resztę załatwiły drzewo i latarnia oraz linka stalowa. Dyplomy (w przypadku medali odpuścić). Trochę plakatów po okolicznych wsiach. My nie mieliśmy medali za ukończenie ani koszulek lub innych gadżetów w pakiecie, były medale dla zwycięzców i dzieci. Było kilka sztuk upominków od sponsorów, zostały rozlosowane.

Karetka kosztowała stówę i pewnie bez problemu gdziekolwiek da radę za 100-200 złotych wynająć. Choć moim zdaniem nie jest niezbędna w imprezie niemasowej, ale dla świętego spokoju można odżałować i się nie martwić (nie chodzi nawet o to, że będzie musiała wkroczyć do akcji, bo trzymamy kciuki, żeby nie była potrzebna, ale żeby nikt się nie przyczepił).

Woda + kubeczki plastikowe. Przy stu uczestnikach na punkt wystarczy około 5 baniaków 5 litrowych, one kosztują złotówkę z groszami, to żaden koszt. Przy półmaratonie trzy punkty co 5km (my mieliśmy 2, choć wystarczyłby jeden).

Banany na mecie (przy półmaratonie mogą być na punkcie 2 i 3) . Jedna gospodyni upiekła ciasto, które stało się hitem. Do tego kompot z baniaka nalewany chochlą.

Lokalna społeczność pomogła w różnym zakresie, podium było wyciosane z pieńków przez złotą rączkę, okoliczny stolarz dał ścinki drewna do zrobienia tabliczek i tyczek, ktoś inny wydrukował parę rzeczy za darmo lub po kosztach, ktoś jeszcze dorzucił stówkę lub pół.

Stronę i zapisy w obecnych czasach można mieć za darmo, są biegi, które robią to tylko w oparciu o Facebooka i e-maila. FB przy okazji robi reklamę.

Firma mierząca czipami zaśpiewa od tysiąca w górę czyli 10 zeta w górę od osoby.

Przy takich warunkach (100 uczestników, półmaraton) pomiar czasu spokojnie można zrobić ręcznie (stoper lub komputer jako sprytniejszy stoper oraz kartka i długopis i kilka osób do obsługi na mecie). Da radę to zrobić jedna osoba (przetestowane), choć dla pewności niech będą to 2-3. Zwycięzcę od ostatniego będzie dzielić co najmniej 40-50 minut a więc na metę wpadać będzie średnio 1-3 uczestników na minutę. Może będą ze 2-3 pojedynki, gdzie dwie osoby wpadną na metę koło siebie. Na wszelki wypadek warto ustawić kamerę i jakby była pomyłka lub wątpliwości to sprawdzić na nagraniu.

Medale za ukończenie nie są niezbędne, ale poprawiają rangę biegu. Podstawowe z gotowych wzorów można mieć za 2-3 złote od sztuki. Unikalne (wg własnego wzoru na laminacie grawerskim) od około 5 złotych od sztuki, unikalne odlewane od 10 złotych w górę od sztuki.

Nagrody nie są niezbędne. Raczej zrezygnuj z finansowych, 90% biegaczy nie walczy o nagrody, od ich wysokości zależy głównie liczba Kenijczyków, Ukraińców ewentualnie krajowych łowców nagród, którzy zgarną nagrody i się zwiną na kolejny bieg. Rzeczowe w ramach tego, co się uda załatwić.

Reszta świadczeń na miarę możliwości i budżetu.

Kilka osób w biurze, jedna do szatni/depozytu. Rowerzyści lub motor/quad lub samochód z napisem koniec wyścigu. Przy półmaratonie może jednak powinien to być samochód, żeby zbierać osoby, które zeszły z trasy. Albo traktor z przyczepą. Przejazd takiego wozu też jest sygnałem, że ludzie zabezpieczający trasę mogą się zwijać.

Kilku policjantów + strażaków oraz harcerze rozstawieni na trasie. Jak nie starczy to warto mieć nauczyciela wśród organizatorów, żeby załatwił uczniów za podniesienie oceny z zachowania. W krytycznych miejscach (ważne skrzyżowania, duży ruch) policja lub straż (w razie czego mogą nawet przyblokować ruch wozem) w mniej istotnych harcerze, a tam gdzie trzeba tylko wskazać drogę wystarczy młodzież szkolna. Instrukcje dla młodzieży co robić w razie wypadku i sposób kontaktu (np. numer komórki do osoby przy karetce).

Zaangażuj w to publiczną instytucję samorządową (miasto/gminę), bez nich przeprowadzenie biegu może okazać się niemożliwe lub w najlepszym wypadku dużo trudniejsze.

Papierologia. Przy imprezie niemasowej (poniżej 1000 uczestników) nie trzeba prawie nic. Trzeba zapytać o zgodę właścicieli terenu, gdzie będzie przebiegał bieg. Czasem w ogóle nie trzeba pytać lub wystarczy jeden telefon lub spotkanie, jeśli to teren prywatny lub łąki, pola, lasy poza drogami publicznymi.

Jeśli natomiast bieg będzie drogami publicznymi to może wymagać więcej zachodu. W najgorszym wypadku trzeba płacić, wtedy bieg budżetowy nie ma szans się odbyć, bo to koszty od kilkudziesięciu tysięcy w górę. Dlatego Warto mieć wśród organizatorów kogoś z samorządu (w tym wypadku np. gmina/wójt gminy), żeby to załatwił (a także wziął na siebie inne rzeczy, jak policja, straż, itd). Wracając do dróg - trzeba zorientować się jakie to są drogi i do kogo należą.

Decyzję o zamknięciu dróg gminnych chyba mogą podjąć sołtysi a zabezpieczać harcerze (w naszym przypadku tak było, ale zalecam upewnić się). W przypadku dróg powiatowych może się okazać, że trzeba napisać pismo do zarządu co najmniej miesiąc przed biegiem, opisać trasę, termin, utrudnienia i sposób zabezpieczenia (w naszym wypadku tak było, dlatego musieliśmy puścić bieg gminnymi). Z drogami wojewódzkimi lub krajowymi pewnie jeszcze więcej kłopotu, nie mam doświadczenia.

Na koniec rada. Zrób wcześniej krótszy/mniejszy bieg, choćby nawet test Coopera na stadionie lub 3-5km po parku. Ot tak żeby mieć pogląd jak to wygląda od drugiej strony i z jakimi problemami czasem wyskakują uczestnicy. Zbierz ekipę kilku biegowych zapaleńców, żebyście się wspierali i nakręcali.

My mieliśmy 3 osoby, 3 tygodnie na zrobienie biegu od zera, wieś (sołectwo) o liczbie 500 mieszkańców i brak wpisowego. Ty masz rok i kilka gmin (pewnie kilka lub kilkanaście tysięcy mieszkańców, to znaczy proporcjonalnie więcej kasy samorządowej) oraz zakładasz wpisowe, więc możesz dużo mocniej zaszaleć, chociażby pokryć z tego medale. Jest sporo miejsca na inwencję. Powodzenia. W razie pytań wal śmiało.

Link do naszego biegu: https://dybawkabiega.wordpress.com/

[dziku83]

Wow! Bartolini, dziękuję bardzo! Kapitalny post! Właśnie takich informacji potrzebuje, bardzo dziękuję za każdą radę, sugestię itp. ( Dzięki Paulina!) Zapomniałem wspomnieć o bardzo istotnej kwestii, przez którą skala trudności zorganizowania zawodów znacząco wzrasta. Mieszkam za granicą i nie mam możliwości załatwiać wielu spraw osobiście, ale jest napisane : "Gdybyście mieli wiarę jak ziarnko gorczycy, powiedzielibyście tej morwie: Wyrwij się z korzeniem i przesadź się w morze!, a byłaby wam posłuszna." Dziękuję jeszcze raz i nadal bardzo proszę o wiecej Waszych rad, pomysłów itp.

[kolbe]

ale post tyle informacji, sam się zastanawiam nad zorganizowaniem biegu w mojej wsi (300 mieszkańców), z okolic na pewno nazbierałaby się stówka biegaczy więc na pewno post będzie pomocny z kolei autorowi tematu zycze powodzenia!

[Sghjwo]

Dzięki Embe! Bacio, myśle o kwietniu przyszłego roku.

z kolei autorowi tematu zycze powodzenia!

Chyba za pozno
A ze nie ma zadnej wiadomosci to pewnie sie nie udalo

[kolbe]

Dzięki Embe! Bacio, myśle o kwietniu przyszłego roku.

z kolei autorowi tematu zycze powodzenia!

Chyba za pozno
A ze nie ma zadnej wiadomosci to pewnie sie nie udalo

haha racja nie doczytałem dobrze