Jak zorganizować półmaraton w gminie wiejskiej? Tak samo jak w miejskiej.
Różnica jest taka, że mniejsza społeczność to mniej kasy w samorządzie i mniej zasobów ludzkich czyli potencjalnych rąk do pomocy. Z drugiej strony łańcuch decyzyjny jest krótszy, co zwiększa sprawność działania, mniej trzeba się nachodzić.
Tydzień temu brałem udział w organizacji biegu przez sołectwo a więc jeszcze mniejszą jednostkę niż gmina i udało się, wszyscy uczestnicy byli zadowoleni. Pierwszy sygnał o chęci organizacji biegu pojawił się na 3 tygodnie przed terminem biegu, a więc było ekstremalnie mało czasu. Strona z zapisami wystartowała tydzień później, czyli 2 tygodnie przed biegiem. Zapisała się ponad setka osób, wystartowało 75 (52 w biegu głównym na 7km i 23 dzieci w biegach towarzyszących). Nie było wpisowego. Całość organizowały 3 osoby.
Sołtyska wsi, główna organizatorka, zajmowała się załatwianiem potrzebnych zgód (dużo nie trzeba) oraz kontaktami instytucjonalnymi, załatwiła karetkę, policję, strażaków, harcerzy. Skaptowała kilku sponsorów i partnerów/patronów oraz ludzi do pomocy a także wysupłała trochę kasy.
Ja zajmowałem się częścią wirtualną czyli stroną internetową, zapisami, numerami startowymi, zrobieniem mapki, pomiarem czasu i opracowaniem wyników.
Kolega koordynował organizację biegu w części realnej, opracował koncepcję, przygotował regulamin, podzielił zadania i wyjaśniał co trzeba robić, pilnował, żeby wszystko w biurze zawodów oraz starcie, mecie i na trasie hulało jak trzeba, w razie czego sam robił.
Ja i kolega jesteśmy biegaczami, sołtyska nie, my mówiliśmy co trzeba kupić a ona dawała kasę.
Budżet biegu nie był duży, większość to vouchery od sponsorów na nagrody. Sama organizacja tak na prawdę wiele nie kosztuje. Trzeba oznaczyć trasę (spray, taśmy, tabliczki z oznaczeniami kilometrów), koszt od 10 do 100 złotych w zależności od warunków terenowych. Numery startowe na zwykłym papierze w koszulkach A5 + agrafki. Worki do śmieci do depozytów, trochę sprzętu biurowego, kilka laptopów i drukarka w biurze. Baner start/meta udało się załatwić za darmo (a i tak nie byłby to koszt większy niż 100 złotych), resztę załatwiły drzewo i latarnia oraz linka stalowa. Dyplomy (w przypadku medali odpuścić). Trochę plakatów po okolicznych wsiach. My nie mieliśmy medali za ukończenie ani koszulek lub innych gadżetów w pakiecie, były medale dla zwycięzców i dzieci. Było kilka sztuk upominków od sponsorów, zostały rozlosowane.
Karetka kosztowała stówę i pewnie bez problemu gdziekolwiek da radę za 100-200 złotych wynająć. Choć moim zdaniem nie jest niezbędna w imprezie niemasowej, ale dla świętego spokoju można odżałować i się nie martwić (nie chodzi nawet o to, że będzie musiała wkroczyć do akcji, bo trzymamy kciuki, żeby nie była potrzebna, ale żeby nikt się nie przyczepił).
Woda + kubeczki plastikowe. Przy stu uczestnikach na punkt wystarczy około 5 baniaków 5 litrowych, one kosztują złotówkę z groszami, to żaden koszt. Przy półmaratonie trzy punkty co 5km (my mieliśmy 2, choć wystarczyłby jeden).
Banany na mecie (przy półmaratonie mogą być na punkcie 2 i 3) . Jedna gospodyni upiekła ciasto, które stało się hitem. Do tego kompot z baniaka nalewany chochlą.
Lokalna społeczność pomogła w różnym zakresie, podium było wyciosane z pieńków przez złotą rączkę, okoliczny stolarz dał ścinki drewna do zrobienia tabliczek i tyczek, ktoś inny wydrukował parę rzeczy za darmo lub po kosztach, ktoś jeszcze dorzucił stówkę lub pół.
Stronę i zapisy w obecnych czasach można mieć za darmo, są biegi, które robią to tylko w oparciu o Facebooka i e-maila. FB przy okazji robi reklamę.
Firma mierząca czipami zaśpiewa od tysiąca w górę czyli 10 zeta w górę od osoby.
Przy takich warunkach (100 uczestników, półmaraton) pomiar czasu spokojnie można zrobić ręcznie (stoper lub komputer jako sprytniejszy stoper oraz kartka i długopis i kilka osób do obsługi na mecie). Da radę to zrobić jedna osoba (przetestowane), choć dla pewności niech będą to 2-3. Zwycięzcę od ostatniego będzie dzielić co najmniej 40-50 minut a więc na metę wpadać będzie średnio 1-3 uczestników na minutę. Może będą ze 2-3 pojedynki, gdzie dwie osoby wpadną na metę koło siebie. Na wszelki wypadek warto ustawić kamerę i jakby była pomyłka lub wątpliwości to sprawdzić na nagraniu.
Medale za ukończenie nie są niezbędne, ale poprawiają rangę biegu. Podstawowe z gotowych wzorów można mieć za 2-3 złote od sztuki. Unikalne (wg własnego wzoru na laminacie grawerskim) od około 5 złotych od sztuki, unikalne odlewane od 10 złotych w górę od sztuki.
Nagrody nie są niezbędne. Raczej zrezygnuj z finansowych, 90% biegaczy nie walczy o nagrody, od ich wysokości zależy głównie liczba Kenijczyków, Ukraińców ewentualnie krajowych łowców nagród, którzy zgarną nagrody i się zwiną na kolejny bieg. Rzeczowe w ramach tego, co się uda załatwić.
Reszta świadczeń na miarę możliwości i budżetu.
Kilka osób w biurze, jedna do szatni/depozytu. Rowerzyści lub motor/quad lub samochód z napisem koniec wyścigu. Przy półmaratonie może jednak powinien to być samochód, żeby zbierać osoby, które zeszły z trasy. Albo traktor z przyczepą. Przejazd takiego wozu też jest sygnałem, że ludzie zabezpieczający trasę mogą się zwijać.
Kilku policjantów + strażaków oraz harcerze rozstawieni na trasie. Jak nie starczy to warto mieć nauczyciela wśród organizatorów, żeby załatwił uczniów za podniesienie oceny z zachowania. W krytycznych miejscach (ważne skrzyżowania, duży ruch) policja lub straż (w razie czego mogą nawet przyblokować ruch wozem) w mniej istotnych harcerze, a tam gdzie trzeba tylko wskazać drogę wystarczy młodzież szkolna. Instrukcje dla młodzieży co robić w razie wypadku i sposób kontaktu (np. numer komórki do osoby przy karetce).
Zaangażuj w to publiczną instytucję samorządową (miasto/gminę), bez nich przeprowadzenie biegu może okazać się niemożliwe lub w najlepszym wypadku dużo trudniejsze.
Papierologia. Przy imprezie niemasowej (poniżej 1000 uczestników) nie trzeba prawie nic. Trzeba zapytać o zgodę właścicieli terenu, gdzie będzie przebiegał bieg. Czasem w ogóle nie trzeba pytać lub wystarczy jeden telefon lub spotkanie, jeśli to teren prywatny lub łąki, pola, lasy poza drogami publicznymi.
Jeśli natomiast bieg będzie drogami publicznymi to może wymagać więcej zachodu. W najgorszym wypadku trzeba płacić, wtedy bieg budżetowy nie ma szans się odbyć, bo to koszty od kilkudziesięciu tysięcy w górę. Dlatego Warto mieć wśród organizatorów kogoś z samorządu (w tym wypadku np. gmina/wójt gminy), żeby to załatwił (a także wziął na siebie inne rzeczy, jak policja, straż, itd). Wracając do dróg - trzeba zorientować się jakie to są drogi i do kogo należą.
Decyzję o zamknięciu dróg gminnych chyba mogą podjąć sołtysi a zabezpieczać harcerze (w naszym przypadku tak było, ale zalecam upewnić się). W przypadku dróg powiatowych może się okazać, że trzeba napisać pismo do zarządu co najmniej miesiąc przed biegiem, opisać trasę, termin, utrudnienia i sposób zabezpieczenia (w naszym wypadku tak było, dlatego musieliśmy puścić bieg gminnymi). Z drogami wojewódzkimi lub krajowymi pewnie jeszcze więcej kłopotu, nie mam doświadczenia.
Na koniec rada. Zrób wcześniej krótszy/mniejszy bieg, choćby nawet test Coopera na stadionie lub 3-5km po parku. Ot tak żeby mieć pogląd jak to wygląda od drugiej strony i z jakimi problemami czasem wyskakują uczestnicy. Zbierz ekipę kilku biegowych zapaleńców, żebyście się wspierali i nakręcali.
My mieliśmy 3 osoby, 3 tygodnie na zrobienie biegu od zera, wieś (sołectwo) o liczbie 500 mieszkańców i brak wpisowego. Ty masz rok i kilka gmin (pewnie kilka lub kilkanaście tysięcy mieszkańców, to znaczy proporcjonalnie więcej kasy samorządowej) oraz zakładasz wpisowe, więc możesz dużo mocniej zaszaleć, chociażby pokryć z tego medale. Jest sporo miejsca na inwencję. Powodzenia. W razie pytań wal śmiało.
Link do naszego biegu:
https://dybawkabiega.wordpress.com/
Pomożcie drodzy Rodacy!To wszystko dla biegania, taki półmaraton non profit 
tyle informacji, sam się zastanawiam nad zorganizowaniem biegu w mojej wsi (300 mieszkańców), z okolic na pewno nazbierałaby się stówka biegaczy więc na pewno post będzie pomocny 
